Alla ser samma data och har samma beslutsunderlag

Flera system med data i olika system. Det var verkligheten för Gränges innan man implementerade en smart BI-lösning från Infotool. Genom att visualisera data på ett lättillgängligt sätt blir affärsbeslut både snabbare och skarpare.

Svenska Gränges är en global ledare inom hållbara och cirkulära aluminiumlösningar. Företaget har kunder över hela världen och för att nå framgång är en effektiv logistik a och o. Kunderna vill veta status på sina ordrar i realtid och varje försening i flödet kan få stora konsekvenser för slutleveransen och därmed även för kundrelationerna.

Kristoffer Kallunki är planeringschef på Gränges fabrik i Finspång och det är han som ytterst är ansvarig för att tar emot ordrar och se till att de levereras.
– Vi har jobbat med aluminium i hundra år så vi har en lång erfarenhet av tillverkande processindustri och Finspång är en klassisk industriort – allting kretsar kring industrierna här, berättar han.

En stor del i Gränges framgång är just arvet och den gedigna kunskapsbanken, i kombination med en stark satsning på innovation och strävan efter att vara i framkant av branschens utveckling.
– För att följa med i utvecklingen måste vi satsa mycket på forskning, utveckling och innovation. Vår innovationsavdelning i Finspång supportar de andra länderna, men vi har även utvecklingscentrum i USA och Kina.

Enligt Kristoffer är Gränges ett lagom stort bolag – världsomspännande men samtidigt så passa litet att man fortfarande kan vara med och påverka utvecklingen och processerna om man är lite envis. Och envis kan Kristoffer Kallunki vara ibland.
Ett steg i att finslipa företagets arbetsprocesser, framförallt kopplat till planering, var en satsning på ett bra BI-verktyg.

Det var så Kristoffer argumenterade internt inför satsningen på ännu en digital lösning.
– Vi har haft Infotools verktyg ProDiver under många år. Detta gränssnitt är primärt anpassat för superusers, så vi har genomfört ett gemensamt projekt med Infotool för att bygga upp en intern informationsportal som samlade data från olika system och visualiserar på ett och samma ställe. Det vi tog fram är ett intuitivt webbaserat gränssnitt, en dashboard, som visar upp information tydligt och mer visuellt tilltalande än de tidigare systemen. På detta sätt överbryggar vi systemgränserna.

Det finns många fördelar med det nya verktyget. Ett är att data kureras automatiskt och är därmed ständigt uppdaterad. Olika säkerhetsklasser och behörigheter gör även säkerheten bättre och tar bort risken för att data ändras eller manipuleras.
– Alla ser samma data och har samma beslutsunderlag, ett enkelt sätt att alltid ha uppdaterade rapporter. Nu delar vi samma bild och då blir besluten som vi måste fatta ganska uppenbara. Som företag har du mycket att vinna på att ha samma data och att den är tillgänglig på ett bra sätt, säger Kristoffer Kallunki.

Det nya systemet är även modulärt och kan utvecklas av både Infotool och Gränges själva. Mikael Strand är applikationsansvarig för BI på Gränges och gör all den egna utvecklingen av verktyget.
– Vi har haft ProDiver länge och gillar övergången till en webbaserad portal. Vi byggde moduler på den befintliga lösningen, ett slags “proof of concept” och vi fick klartecken att fortsätta bygga vidare.

Nu kan rapporter renderas direkt i verktyget vilket förkortar arbetstiden på ett väldigt påtagligt sätt. Mycket av den repetitiva datainhämtningen har byggts bort med det nya verktyget.
– Många andra verktyg utvecklas på fördefinierade kuber, men här är det användarvänligt och modulärt. Flexibiliteten skulle jag vilja framhålla som något väldigt positivt, konstaterar Mikael Strand.

Att välja en extern leverantör istället för att bygga ett BI-verktyg från grunden själva är något som Mikael Strand ser tydliga fördelar med.
– Teoretiskt sett kan man bygga det själv, men det skulle ta väldigt lång tid och kosta mer pengar. Nu kan vi vidareutveckla systemet själva och behöver inte ta in extern konsulthjälp varje gång vi behöver göra något, vilket jag ser som ett stort plus.

Hittills har det inte varit några problem med portalen, men om det skulle inträffa oförutsedda saker finns Göran Gadd, BI-konsult på Infotool nära till hands.
– Det är enkelt att spåra fel och enkelt att visualisera data, snarare än när vi tidigare var beroende av SQL-flöden. Vi gör mycket själva, vardagsgrejerna behöver vi inte köpa in. På gott och på ont blir man inte beroende av Infotool.

Wiktor Vastesson arbetar med Customer service, Orders & Inventory på Gränges och är den som arbetar mest i verktyget. För honom har arbetsvardagen utvecklats mycket genom det nya BI-verktyget.
– Många beslut tas via portallösningen– från att tidigare visualisera så mycket data som möjligt till att vi kan vara mer strukturerade i datavisualiseringen. Allt underlag finns där och vi kan fatta snabbare beslut än tidigare.

Martin Gustafsson, Applikationsansvarig Gränges IT, är inne på samma spår och fördjupar resonemanget:
– Vi har byggt dashboards där vi snabbt kan se om det är något som vi behöver agera på och då få hjälp i portalen med att drilla oss ned till mer detaljer. En av styrkorna med portalen är möjligheten att bygga ihop nya sidor med hjälp av redan existerande. Att skapa nya sidor i portalen är väldigt lätt och något man snabbt kan lära sig, utan att behöva programmeringskunskaper. Även att koppla upp sig mot ett nytt system är enkelt för oss på IT, så länge systemet erbjuder möjligheten att läsa ut data. Det är också en väldigt stor flexibilitet i systemet och inga egentliga begränsningar när det gäller hur man läser ut data. Med portallösningen har vi fått en flexibel lösning som jag känner att vi kan bygga ut för att stödja våra användare både idag, men också i framtiden med nya system och utmaningar.

Om en kund hör av sig och behöver statusrapport direkt går Wiktor och hans kollegor in i verktyget, letar upp status på materialet och kan följa flödet hela vägen.
– Nu kan jag ge kunden en omedelbar statusrapport, vilket är guld värt, säger han.