Studentplanering - Planering av anslagsintäkter för lärosäten

För att möta kraven på stöd för planering av anslagsintäkter på universitet och högskolor har vi kompletterat Infotool Budget & Prognos, IBP, med en modul för planering och uppföljning av kurstillfällen och program.

Modulen för studentplanering möjliggör planering och uppföljning på ett flertal nivåer: kurstillfälle, program och programkull. Programansvariga och ämnesansvariga får ett gemensamt planeringsverktyg som gör att man kan samarbeta vid framtagning av budgetar och prognoser för lärosätets centrala anslagsintäkter inom grundutbildningen. Verktyget underlättar arbetet att fördela ut studenter i de olika programkullarna på olika valbara kurstillfällen. Studentplanering syftar till att ta fram budget och prognos på anslagsintäkter för att varken under- eller överproducera utbildningsvolym och att kunna styra produktionen i förhållande till det så kallade takbeloppet. Överproduktion, liksom även anslagssparande (”underproduktion”), är tillåten inom ramen för +/- 10 % av takbeloppets volym. Universitet och högskolor behöver därför en bra styrning och en hög kvalitet i budget- och prognosarbetet, samt en effektivare process med kortare ledtider.

Ett lärosätes kärnprocesser för grundutbildning kan delas in i fyra delar:

Kursdesign

Framtagning av nya kurser och program som lärosätet skall kunna erbjuda baserat på ett kursframtagningsdirektiv från lärosätets ledning.

Kursplanering

Planering av vilka kurser och program som skall erbjudas under verksamhetsåret eller terminen och det antal studenter som kan antas till de olika kurserna/programmen. Därigenom kan man budgetera lärosätets intäkter med tanke på lärosätets takbelopp. Det är här IBP-Studentplanering kommer in i bilden och underlättar arbetet.

Studentantagning

Här kommer man fram till vilka av de sökande som blivit antagna till kurser och program.

Kursgenomförande

Genomförande av de beslutade kurserna för de antagna studenterna, d.v.s. ”produktion”.

Studentplaneringen kan ses som en process med två komponenter:

Budgetering: Planeringen av kommande år och utmynnar i de budgetunderlag som varje år lämnas till utbildningsdepartementet.

Prognostisering: Viktigast här är prognoserna för innevarande år.
Planeringen handlar i slutändan om det ekonomiska utfall som bestäms av volymen helårsstudenter och helårsprestationer, kursers fördelning på utbildningsområden, program och programkullar samt de så kallade ”prislappar” som är knutna till respektive utbildningsområde.
Relationen mellan antal helårsstudenter/helårsprestationer och antal antagna studenter på olika kurser per program och programkull är viktig. Fasta och rörliga kostnader för genomförande av de olika kurserna för ett bestämt antal studenter vägs in. Hela processen att komma fram till kurs och platserbjudande inom program och programkull som står i paritet med kostnader och intäktstak i form av takbelopp kallas studentplanering.

VERKSAMHETSSYSTEM I PLANERINGSPROCESSEN

Planeringsprocessen involverar ett antal av lärosätets verksamhetssystem. Här är en schematisk bild över inblandade system och hur de hänger ihop.

Beslutad produktionsplan, vad gäller program och kurstillfällen, läses in från Utbildningsdatabasen. Organisation och konton läses in från Ekonomisystemet. Övriga verksamhetsdefinitioner, som t.ex. prislappar, importeras också. Baserat på dessa underlag, tas en budget för verksamhetsåret fram inom Studentplanering.

Studentplaneringen ligger till grund för Tjänsteplaneringen, för att kunna producera de kurser man planerat för. Studentplaneringen utgör förstås också en betydande del av lärosätets Finansiella planering. IBP har stöd även för komplett finansiell planering, inklusive Personalplanering, där Personalsystemet förstås levererar indata.

Alla förändringar av produktionsplanen i Utbildningsdatabasen kan läsas in som uppdateringar till budgetplaneringsversionen fram till dess att budget låses.

Vid utarbetande av prognoser i Studentplaneringen, läses beslutad produktion från Utbildningsdatabasen in samt periodiskt utfall från LADOK (system för dokumentation av registrering och resultat) samt övriga vid tillfället gällande verksamhetsdefinitioner (organisation, prislappar etc.).

Studentplaneringen stödjer arbetet med att utarbeta kommande läsårs programproduktion avseende beräkning av intäkter och kostnader.

ANVÄNDARGRÄNSSNITT I STUDENTPLANERING

Studentplanering stöder navigering i fyra nivåer av formulär: Program, Programkull och Programkurs och Kurstillfälle.

Programnivå

Programkull

Programkurs

Kurstillfälle

Programplanerare kan se sammanställda intäkter, kostnader och prestationer på radnivå och totalnivå för specifika eller urval av program, programkullar, kopplade kurstillfällen.

NYTTAN MED IBP-STUDENTPLANERING

• Övergripande och löpande kontroll över intäkter, HST och HPR.
• Bättre kontroll över tid och inga obehagliga överraskningar som kraftiga intäktsfall.
• Detta sker främst genom att underlagen för budget och prognoser blir transparenta och möjliga att kontrollera samt genom kontinuerligt uppdaterade rapporter.
• Stöd för att nå en kvalitetssäkrad process för planering, uppföljning och prognos gällande utbildningsuppdraget

RAPPORTER

Genom de standardrapporter som ingår får man övergripande och löpande kontroll över sina intäkter. Nedan ges två exempel på viktiga rapporter. De går också att bryta ner med möjlighet till både aggregering från institutionsnivå till fakultet och universitetsnivå, och nedbrytning från fakultet till institution.

Takbelopp mot faktiskt utfall

Planerat antal mot takbelopp